Behandling av personuppgifter vid SLU

Senast ändrad: 08 juni 2018

Här finns information om hur personuppgifter, som samlats in genom bl.a. SLU:s webbplatser, behandlas vid myndigheten SLU. Universitetet följer dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR).

SLU är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. Den här webbsidan förklarar hur dina personuppgifter behandlas inom SLU. Använd bokmärkena för att nå de olika avsnitten på sidan.

SLU behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, se länk nedan. Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen, kanske mer känd som den engelska förkortningen GDPR.

Vad gör SLU med personuppgifter?

SLU behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och universitet, dvs. att tillhandahålla högklassig forskning och utbildning, utföra fortlöpande miljöanalys och samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa svensk lag.

All behandling av personuppgifter inom SLU sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid SLU. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta SLU:s integritets- och dataskyddsfunktion, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.

Till toppen av sidan

Vilka personuppgifter samlar SLU in?

Vid SLU finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är student, forskare, deltagare i en studie, anställd, ägare till ett djur som får vård vid Universitetsdjursjukhuset, deltagare i en konferens eller annat evenemang, om du söker en tjänst, om vi tagit prov på din fastighet eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med universitetet.

Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket eller Centrala studiestödsnämnden.

Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
  • Information om studieresultat och annan information om dina studier vid SLU.
  • Information som vi samlar in när vi tagit emot ett djur, eller för att kunna vårda ett djur.
  • Information om markägare och andra personer som har haft kontakt med SLU i samband med fortlöpande miljöanalys.
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
  • Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.

Till toppen av sidan

Hur skyddas dina personuppgifter?

SLU ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Till toppen av sidan

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?

Mycket av den information som finns vid SLU utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

Utöver detta kan dina uppgifter lämnas ut till SLU:s samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan SLU och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som SLU har.

En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som SLU måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i SLU:s myndighetsuppgifter. Se länk till sida om allmänna handlingar på medarbetarwebben längst ner på sidan.

Vid överföring till annan part vidtar SLU alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Du kommer att få information om vi planerar att lämna ut information om dig till andra organisationer.

SLU kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.

Till toppen av sidan

Hur länge sparar SLU personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.

  • Om du t.ex. är anställd behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera anställningsförhållandet.
  • Om du är student behandlar vi dina personuppgifter så länge du är student vid SLU.
  • När du inte längre studerar vid SLU behandlar vi dina personuppgifter på det sätt som krävs enligt lag, och i eventuella publiceringar som du godkänt.
  • Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa forskningens kvalitet.

Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i SLU:s centralarkiv.

Till toppen av sidan

Data till tredje land

SLU kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt. SLU kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter. Du kommer dessutom att bli informerad om detta.

Till toppen av sidan

Rättigheter enligt dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen ger dig som enskild ett antal rättigheter gentemot SLU:

Rätten till tillgång

Du har rätt att begära svar på om SLU behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Vill du begära utdrag upprepade gånger kommer SLU ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med en sådan begäran lämnar SLU även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m.

Rätten till rättelse

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos SLU rättade om de är felaktiga. Du kan exempelvis göra detta med ett kompletterande utlåtande till din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid SLU. SLU är skyldiga att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. SLU är inte skyldiga att rätta dina uppgifter om de endast behandlas för att dokumentera färdigställd forskning.

Rätten till radering

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur SLU:s system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Detta kan till exempel vara fallet om du hoppar av din utbildning och vill att vi tar bort dina personuppgifter.

Det kan finnas bestämmelser som kräver att SLU inte raderar dina uppgifter, exempelvis reglerna om allmänna handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. Om dina personuppgifter har lämnats ut till en annan part, kommer SLU att vidta alla rimliga åtgärder för att underrätta dessa parter om din begäran om radering.

Om SLU inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer vi att begränsa behandlingen av dina uppgifter till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla SLU:s skyldigheter.

Rätten till begränsning av dina personuppgifter

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. SLU kommer att begränsa behandlingen i följande fall:

  • Om du hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och SLU behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
  • SLU inte längre behöver uppgifterna, men du begär att vi fortsätter lagra dem för att du behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.
  • Om du invänder mot behandling som utförs av SLU. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan dina skäl för invändningen och SLU:s tvingande berättigade skäl.
  • Om du anser att vi ska radera personuppgifterna, men vi inte kan göra detta av någon anledning.

Rätten att invända mot behandling

Du har rätt att göra invändningar mot SLU:s behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. SLU kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara SLU:s rättsliga anspråk.

Frågor

Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta din kontaktperson vid SLU, den ansvariga för ett projekt eller en kurs, eller någon av de personer som arbetar vid integritets- och dataskyddsfunktionen, se nedan.


Kontaktinformation

Integritets- och dataskyddsfunktionen, Ledningskansliet, SLU
dataskydd@slu.se, 018-67  20 90
Postadress: Integritets- och dataskyddsfunktionen vid SLU, Box 7070, 750 07 Uppsala
Besöksadress: Ulls hus, Almas Allé 8

Sidansvarig: utb-webb@slu.se