Mallar för Word, Powerpoint och Indesign

Om du publicerar en pdf av en rapport eller vikfolder behöver den vara tillgänglig. Checklistan hjälper dig att hålla koll på alla moment för att åstadkomma detta. Checklistorna är anpassade till SLU:s indesignmallar för rapport A4 och folder.

• Checklista 1: Tillgänglighetsanpassning i InDesignmallen (pdf)
• Checklista 2: Efter export till pdf (pdf)

Tips: Om du exempelvis behöver publicera en affisch på webben och den inte är tillgänglighetsanpassad, spara ut den som en bild och beskriv den i bildens alt-text. 

Pdf-dokument är inte automatiskt tillgängliga för alla. Därför är rekommendationen att så långt som möjligt undvika pdf:er och att istället publicera ditt innehåll som html (alltså som vanlig text på en webbsida). Om du trots allt måste publicera en pdf kan du kort beskriva dess innehåll i anslutning till länken, för att hjälpa besökaren att avgöra om hen har nytta av att ladda ner dokumentet.

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service omfattar alla dokument skapade efter 23 september 2018. Har du en äldre men viktig eller flitigt läst pdf-fil behöver du se till att också den är tillgänglig för alla.

Skapa tillgängliga pdf:er via Word

För att en pdf-fil ska bli tillgänglig är det viktigt att den är skapad utifrån ett korrekt ursprungsdokument, som regel i Word. Det gör du genom att

• använda formatmallar med korrekt formatterad text och korrekta rubriknivåer
• ange alt-texter för bilder och allt annat innehåll som inte är text
• formatera tabeller med rubrikrad och alt-text.

Bilder:

1. Markera  bilden
2. Högerklicka och välj formatera bild för att lägga till alt-texten.
3. Välj "layout och egenskaper" och sedan Alternativ text. Alt-texten är den text som en skärmläsare läser upp för den som inte kan se bilden.

Tabeller:

1. Markera tabellen
2. Högerklicka och välj Tabellegenskaper.
3. Välj fliken Alternativtext och ange alt-texten i fältet beskrivning.
4. Välj fliken Design och bocka i kryssrutan för rubrikrad.

Testa dokumentets tillgänglighet i Word

Du kan testa ditt dokument i Microsofts inbyggda tillgänglighetskoll innan du sparar det som pdf. Skriv in "Tillgänglighetskontroll" i hjälpfunktionen och följ anvisningarna. Eventuella fel hittar du i ett separat fönster på skärmen, tillsammans med anvisningar för hur du åtgärdar dem. 

Du kan också lyssna på den färdiga filen för att säkerställa att den läses upp på ett bra sätt. Det kan du göra genom att:

1. Öppna filen i webbläsaren Edge.
2. Högerklicka och väj Läs upp. 

SLU:s dokumentmallar

SLU:s dokumentmallar i Word är tillgänglighetsanpassade så långt det går med den design de har i dagsläget. Om du tillgänglighetskontrolllerar ett dokument som skapats med en SLU-mall kommer du att få åtminstone en varning som inte går att undvika och som gäller logotypens placering i dokumenthuvudet.

Läsordningen kan även bli fel. Kontrollera det särskilt och åtgärda om det behövs.

Rätta en pdf-fil

Behöver du rätta en pdf-fil går det att göra med hjälp av programmet Acrobat pro. Men det är mycket enklare att göra rätt i källsystemet än att rätta i efterhand.

Pdf-filer skapade från andra program än Word

Tillgänglighetskraven gäller också för pdf-filer skapade från andra program än Word, som till exempel Powerpoint eller Indesign. Microsofts tillgänglighetskontroll finns inbyggd i alla Microsoftprodukter. För Indesign finns också inbyggd funktionalitet och en checklista. Rekommendationen är dock att om möjligt undvika pdf-filer på webben och istället presentera informationen direkt på webbsidor.